NIEUWSBRIEF:
DIENSTEN:
coaching
consultancy
spreker

Blog

Label: Projectmanagement

Datum: 6 mei 2020

Delen:

Projectmanagement: SMART maken

Bij SMART bedoelen we NIET die kleine auto, maar de beroemde projectmanagementtechniek. Deze techniek is gebaseerd op de Management by Objectives (= MBO) besturingsfilosofie die zich richt op het gezamenlijk maken van doelstellingen en terugkoppelen naar resultaten.

De techniek SMART is absoluut niet nieuw en werd voor het eerst gebruikt door Peter Drucker in zijn boek "The Practice of Management" geschreven in 1954. SMART is gebaseerd op Management by Objectives (MBO) en legt de nadruk op teamwork en openheid in communicatie. Het samen maken van realistische haalbare DOELEN bevordert namelijk de motivatie en versterkt het projectteam. Overigens is MBO niet alleen voor projectteams, maar kan ook prima worden toegepast bij de samenwerking tussen een opdrachtgever en de projectleider.

Een onderdeel van een goed werkend projectteam is een goede samenwerking binnen het projectteam. Het mag logisch zijn dat de projectleider een grote invloed heeft op deze samenwerking. Het gezamenlijk maken van heldere, haalbare en zeker gemeenschappelijke DOELEN geeft een verbetering van de kwaliteit en draagt bij aan productieverhoging. Als de doelen onduidelijk, vaag of onhaalbaar zijn dan is demotivatie, kwaliteitsvermindering en productieverlies het gevolg.

SMART moet leiden tot meer overleg en het maken van duidelijke afspraken met een plan. Het is van groot belang om een goede doelstelling te hebben, want een goede doelstelling is een slimme doelstelling ofwel SMART! Hier komt dan ook de vraagstelling; "Laten we het SMART maken?" vandaan. De afkorting SMART staat voor:

Specifiek: is de doelstelling eenduidig?
Een doelstelling moet concreet, duidelijk en voor één uitleg vatbaar zijn. Wanneer dit niet het geval is wordt de doelstelling vaag en ontstaat er onduidelijkheid en verwarring. Iedereen moet hetzelfde doel voor ogen hebben, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan. Hierdoor ontstaat er één gezamenlijke doelstelling.

Specifiek kenmerkt zich met: WAT? - iedereen weet WAT bereikt moet worden

Meetbaar: onder welke meetbare waarden is de doelstelling bereikt?
De doelstelling moet meetbaar zijn en ook zo omschreven worden. Woorden als binnenkort, gauw of spoedig zijn zeker NIET woorden die gebruikt mogen worden en niet meetbaar zijn. Door het resultaat in meetbare waarden om te zetten wordt de doelstelling voor iedereen duidelijk en tastbaar.

Meetbaar kenmerkt zich met: WAARAAN? - iedereen weet WAARAAN te merken dat het doel bereikt is

Acceptabel: zijn alle waarden voor iedereen acceptabel?
De doelstelling moet acceptabel zijn voor iedereen. Dit geldt voor zowel het gezamenlijke projectteam, maar ook voor de top die hierboven staat. Gezamenlijk achter het doel staan geeft een verbetering van de kwaliteit en draagt bij aan productieverhoging.

Acceptabel kenmerkt zich met: WAAROM? - iedereen weet WAAROM de doelstelling bereikt moet worden

Realistisch: is de doelstelling haalbaar onder de gegeven omstandigheden?
Met realistisch wordt bedoeld dat de doelstelling wel haalbaar moet zijn. Dus niet te moeilijk of te makkelijk, maar wel uitdagend genoeg. Als de doelstelling onhaalbaar, te moeilijk of niet voldoende uitdaging bevat dan is demotivatie en verveling het gevolg met een doelstelling dat gedoemd is te mislukken.

Realistisch kenmerkt zich met: WELKE? - iedereen weet WELKE taken om de doelstelling te bereiken

Tijdgebonden: wanneer (tijdstip) moet de doelstelling ofwel resultaat bereikt zijn?
Een doelstelling moet een tijdslimiet bevatten. Ofwel op welke datum of tijdstip is het werk klaar? De tijd moet hierin een motiverende werking hebben, want de meeste mensen presteren het beste onder tijdsdruk. Natuurlijk moet tijdsdruk niet omslaan naar stress en kwaliteitsvermindering.

Tijdgebonden kenmerkt zich met: WANNEER? - iedereen weet WANNEER de doelstelling bereikt moet zijn

Varianten
De basis is de afkorting SMART, maar er zijn ook een aantal varianten, zoals het toevoegen van de letter I van Inspirerend waardoor SMARTI ontstaat. De doelstelling moet hiermee voor iedereen voldoende inspiratie geven waardoor er meer motivatie ontstaat om met de doelstelling aan de slag te gaan.

Een andere toevoeging zijn de letters E van Ecologisch en R van Relevant waardoor de afkorting SMARTER ontstaat. Met ecologisch wordt bedoeld dat de doelstelling aan moet sluiten op de werkervaring en capaciteiten van het projectteam. Relevant geeft de vraag of de doelstelling wel waardevol is voor het projectteam of de organisatie.

Aanvulling
Deze blog richt zich op de toepassing van SMART in projecten en voor projectteams, maar natuurlijk kan de SMART methode ook persoonlijk worden toegepast als je bijvoorbeeld een verslag moet schrijven.

Tip
Klaar om je projecten efficiënter te beheren? Plan een kennismaking met ons!

Bronvermelding
o    Wikipedia. (z.d.). SMART-principe. Geraadpleegd op 2 mei 2020, van https://nl.wikipedia.org/wiki/SMART-principe

terug