Blog

Label: Projectmanagement

Datum: 28 oktober 2019

Delen:

Projectmanagement: Projectrollen, WIE doet nou WAT?

In een traditioneel project heeft iedereen zijn eigen rol met taken en verantwoordelijkheden. Het laten slagen van een project draait om de goede samenwerking hiertussen. Dit succes geldt voor zowel de INTERNE als de EXTERNE organisatie rondom het project. Om te begrijpen "wie doet nou wat?" volgt in deze blog een uitleg van de verschillende projectrollen.

Het is uiteraard niet mogelijk om alle verschillende projectrollen binnen een organisatie toe te lichten in één enkele blog. Om deze reden zal deze blog zich richten op de MEEST voorkomende projectrollen binnen een traditionele projectorganisatie.

Aandachtspunt
Alleen de projectrollen voor de projectfasen ontwerp en realisatie worden in deze blog behandeld.

De projectrollen in de INTERNE organisatie zijn:

Aanvulling
De structuur van interne organisatie is duidelijk anders bij bouwbedrijven en installatiebedrijven. Een bouwbedrijf heeft (meestal) geen eigen engineers of tekenaars in dienst en vertrouwt op de expertise van externe leveranciers en onderaannemers. Bij een installatiebedrijf is bovenstaande structuur van toepassing. Dit onderscheid in organisatie beïnvloedt hoe projecten worden aangepakt en uitgevoerd.

De projectrollen in de EXTERNE organisatie zijn:

Het kan voorkomen dat een persoon meerdere rollen vervult binnen het project of de organisatie en daardoor taken en verantwoordelijkheden overneemt van een andere rol. Binnen de Nederlandse bouwsector zijn bovengenoemde projectrollen de meest voorkomende, maar als eerder vermeld zijn er uiteraard meer rollen die aan het project of binnen de organisatie een bijdrage leveren. Hieronder volgt een beschrijving van de benoemde rollen met de verantwoordelijkheden.

Toelichting
Het benoemde opleidingsniveau is het beoogd denk- en werkniveau van de projectrol en heeft niets te maken met de hoeveelheid aan diploma's. Ofwel een persoon zonder een HBO diploma kan WEL het benodigde denk- en werkniveau hebben!

Projectleider
De projectleider is verantwoordelijk voor het welslagen van het project op het gebied van geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit (GOTIK). De projectleider geeft leiding en coördineert alle taken van het interne projectteam (engineer, tekenaar, werkvoorbereider, chef monteur en monteurs). Hiernaast stuurt de projectleider nadrukkelijk op deadlines, milestones, rapporteert en legt verantwoordelijkheid af aan de opdrachtgever. De verantwoordelijkheden van de projectleider zijn:

  • Coördineren, aansturen en begeleiden van het interne projectteam.
  • Beheersen van het project op het gebied van geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit.
  • Bewaken van de planning en de meest effectieve en efficiënte werkmethoden.
  • Onderhouden en behouden van commerciële contacten met de externe partijen.
  • Controle van de technische gegevens m.b.t. in opdracht genoemde specificaties.
  • Rapporteert en legt verantwoording af aan de opdrachtgever.
  • Goedkeuren en in opdracht nemen van meer- en minderwerken.
  • Archiveren en administreren van al het voor een project benodigde administratie.

Competenties: Delegeren / Leiderschap / Organiseren / Samenwerken / Visie
Opleidingsniveau: HBO / WO

Opmerking
De samenstelling van het projectteam is volledig afhankelijk van de discipline van de projectpartner en ook het project. Bij de grotere projecten zal het projectteam uit meerdere mensen bestaan met dezelfde functie om de werkzaamheden uit te voeren.

Aandachtspunt
De term projectleider en projectmanager worden vaak door elkaar gebruikt binnen organisaties. Wanneer er een onderscheid is dan is een projectleider verantwoordelijk voor de uitvoerende taken van het project, terwijl de eindverantwoordelijkheid voor het gehele project bij de projectmanager ligt. Meestal bij de grotere utiliteitsprojecten is dit onderscheid nodig.

Engineer
De engineer ontwerpt en vertaalt volgens de geldende normen de behoefte en wensen van de opdrachtgever in een technische oplossing. Het berekenen en construeren van een constructie of installatie bestaat vaak uit specialistische en complexe samenstellingen waardoor met name de disciplines: adviseur(s), constructeur en installateur voornamelijk deze projectrol binnen de organisatie zal hebben. De engineer heeft de mogelijkheid om door te groeien naar een lead engineer waarbij de rol wordt uitgebreid met de coördinatie, de aansturing en begeleiding van de overige projectmedewerkers. De verantwoordelijkheden van de engineer zijn:

  • Wensen en eisen opdrachtgever vertalen en omzetten in een technische oplossing.
  • Maken van complexe (en/of specialistische) technische berekeningen.
  • Uitwerking en controle van (ontwerp)tekeningen a.d.h.v. technische berekeningen.
  • Toetsen van de technische gegevens m.b.t. in opdracht genoemde specificaties.
  • Opstellen van testprocedures, functionele omschrijvingen, bediening en onderhoudsinstructies en inbedrijfstelprotocollen.
  • Signaleren en rapporteren van wijzigingen en afwijkingen.

Competenties: Communiceren / Kwaliteitsgericht / Nauwkeurigheid / Samenwerken
Opleidingsniveau: HBO / WO

Opmerking
De engineer als projectrol zien we het meeste terug bij de adviseur(s), constructeur en installateur. Bij de bouwkundige aannemer zien we in de praktijk vrijwel geen engineers, omdat de werkzaamheden voor de uitvoering worden verzorgd door onderaannemers en leveranciers.

Tekenaar
Binnen de meeste organisaties is er geen verschil tussen de rol van tekenaar of ontwerper. Het kan voorkomen dat een ontwerper in een eerder stadium van een project start waarop de tekenaar het ontwerp uitwerkt naar een werktekening. In de meeste gevallen is de tekenaar degene die ontwerpt, werktekeningen vervaardigt en de coördinatie verricht tussen de disciplines onder begeleiding van de engineer, werkvoorbereider en projectleider. De verantwoordelijkheden van de tekenaar zijn:

  • Ontwerpen, vervaardigen van werktekeningen en coördinatie tussen de disciplines.
  • Controle van de technische gegevens m.b.t. in opdracht genoemde specificaties.
  • Signaleren en verwerken van wijzigingen en afwijkingen.
  • Samen met de werkvoorbereider samenstellen en verwerken van de revisiegegevens.
  • Archiveren en administreren van al het voor een project benodigde tekenwerk.

Competenties: Analytisch / Creativiteit / Nauwkeurigheid / Oplossingsgericht / Samenwerken
Opleidingsniveau: MBO / HBO

Werkvoorbereider
De werkvoorbereider verzorgt alle administratieve werkzaamheden van begin tot einde van het project als planning van de werkzaamheden en dat er voldoende monteur(s), materiaal en materieel op de bouwplaats aanwezig is in overleg met de projectleider en chef monteur. De werkvoorbereider is de coördinerende schakel tussen alle partijen van de interne als externe organisatie en een directe ondersteuning van de projectleider. De verantwoordelijkheden van de werkvoorbereider zijn:

  • Beoordelen van werktekeningen van de tekenaar, leveranciers en werk derden.
  • Zorgdragen voor de materiaal-, materieelvoorziening en werk derden.
  • Opstellen en bewaken van de planning en de meest effectieve en efficiënte werkmethoden.
  • Coördinerende schakel zijn tussen alle partijen van de interne en externe organisatie.
  • Toetsen van de technische gegevens m.b.t. in opdracht genoemde specificaties.
  • Signaleren en verwerken van wijzigingen en afwijkingen.
  • Samen met de tekenaar samenstellen en verwerken van de revisiegegevens.
  • Archiveren en administreren van al het voor een project benodigde administratie.

Competenties: Communiceren / Kwaliteitsgericht / Onderhandelen / Plannen en organiseren
Opleidingsniveau: MBO / HBO

Chef monteur
De chef monteur is verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van de uitvoering van het project op de bouwplaats. Daarnaast houdt de chef monteur toezicht, verzorgt de aansturing en begeleiding van de monteur(s), onderaannemers en leveranciers. De verantwoordelijkheden van de chef monteur zijn:

  • Toezicht houden, aansturen en begeleiden van de monteurs en onderaannemers.
  • Organiseren en coördineren van de dagelijkse uitvoering op de bouwplaats.
  • Onderhouden en behouden van contacten met de externe partijen en onderaannemers.
  • Opstellen en bewaken van de planning en de meest effectieve en efficiënte werkmethoden.
  • Signaleren van wijzigingen en afwijkingen.
  • Samen met de tekenaar en werkvoorbereider samenstellen van de revisiegegevens.
  • Archiveren en administreren van al het voor een project benodigde administratie.

Competenties: Besluitvaardig / Coachen / Communiceren / Plannen en organiseren
Opleidingsniveau: HBO

Aanvulling
De chef monteur is de leidinggevende van de bouwplaats en verantwoordelijk voor de monteur(s) die de werkzaamheden voor de realisatie van het project uitvoeren. Hierdoor zal afhankelijk van de complexiteit van het project de chef monteur wel of niet meewerken in de montage.

Monteur(s)
De monteur is verantwoordelijk voor het (zelfstandig) uitvoeren van de werkzaamheden voor de realisatie van het project. Deze werkzaamheden kunnen bouwkundig of installaties zijn onder begeleiding van de chef monteur. Het is belangrijk dat deze uitvoering gebeurt volgens het aangeleverde ontwerp vanuit de engineer, tekenaar en informatie vanuit de werkvoorbereider. De verantwoordelijkheden van de monteur zijn:

  • Het (zelfstandig) uitvoeren van de werkzaamheden volgens aangeleverd ontwerp.
  • Organiseren en coördineren van de dagelijkse uitvoering op de bouwplaats.
  • Signaleren van wijzigingen en afwijkingen.
  • Samen met de tekenaar en werkvoorbereider samenstellen van de revisiegegevens.
  • Archiveren en administreren van al het voor een project benodigde administratie.

Competenties: Communiceren / Kwaliteitsgericht / Praktisch denken / Samenwerken
Opleidingsniveau: MBO

Opdrachtgever
De opdrachtgever is degene die de opdracht geeft om het project uit te voeren en aan wie het project na afloop wordt overgedragen. De opdrachtgever is de gesprekspartner van de projectleider en vertegenwoordigt de overige belanghebbenden (bijv. stuurgroep en de gebruiker). Het is de taak van de opdrachtgever dat de opdracht van het project helder en zo goed mogelijk omschreven wordt en daarnaast ervoor zorgen dat de projectleider het project tot een goed einde brengt. De verantwoordelijkheden van een opdrachtgever zijn:

  • Opstellen en verstrekken van de opdracht voor uitvoering van het project.
  • Vertaling van de opdracht naar een concreet projectplan samen met de projectleider(s).
  • Vertegenwoordiging van de belanghebbenden als stuurgroep en gebruikers.
  • Afleggen verantwoording voortgang project aan de belanghebbenden.
  • Onderhouden en behouden van commerciële contacten met de externe partijen.
  • Goedkeuring en afkeuring van wijzigingen in tijd, geld en scope tijdens het project.
  • Bewaken en onderhouden van het budget.
  • Vaststellen van de projecttoleranties.

Aanvulling
Vaak wordt het projectmanagement gedeelte van het project uitbesteed door de opdrachtgever aan iemand anders. Dit wordt een gedelegeerd opdrachtgever genoemd en is iemand die als contactpersoon werkt voor de daadwerkelijke opdrachtgever. Deze persoon functioneert als een opdrachtgever en heeft om deze reden vrijwel dezelfde bevoegdheden behoudens dat de verantwoordelijkheid afgelegd moet worden aan de daadwerkelijke opdrachtgever of stuurgroep. Op deze wijze blijft de (eind)verantwoordelijkheid bij de echte opdrachtgever liggen.

Adviseur(s)
De adviseur is met name in de ontwerpfase van het project werkzaam en zal een (vaak onduidelijk gedefinieerde) vraag van de opdrachtgever vertalen in een concrete vraag en die vervolgens beantwoorden. Dit antwoord wordt vaak een Programma van Eisen genoemd wat gelijk de afbakening vastlegt. Meestal blijft het werk van een adviseur een advies en is de opdrachtgever vrij om de adviezen al dan niet uit te voeren, maar de opdrachtgever blijft wel (eind)verantwoordelijk. Bij projecten zijn er vaak meerdere adviseurs betrokken voor de bouw en installaties. Een adviseur kan bij een adviesbureau of als zelfstandige werken. De verantwoordelijkheden van de adviseur zijn:

  • Het omzetten van de vraagspecificatie opdrachtgever naar een ontwerp.
  • Vastleggen van de projecttoleranties in een programma van eisen of bestek.
  • Geven van advies bij specifieke vragen en wensen opdrachtgever of partijen.
  • Bewaking van de samenhang tussen ontwerp en uitvoering.

Architect
De architect is de ontwerper van het bouwkundige onderdeel van het project en visualiseert het ontwerp naar digitale werktekeningen en detailtekeningen van plattegronden. De architect is verantwoordelijk voor het programma, vorm, indeling, kleur en materiaalkeuze aan de hand van de financiële, functionele en esthetische eisen en wensen van de opdrachtgever. In veel gevallen begeleidt de architect ook de uitvoering van het project om erop toe te zien dat het bouwkundige ontwerp intact blijft. De verantwoordelijkheden van de architect zijn:

  • Het maken van een ontwerp van het gehele project.
  • Verzorgen digitale werktekeningen en detailtekeningen van het project.
  • Begeleiden van de realisatie van het project.
  • Toetsen van detailontwerpen aan realisatie van het project en wensen opdrachtgever.
  • Adviseren van de uitvoering m.b.t. vervaardiging van details.
  • Bewaking van de samenhang tussen ontwerp en uitvoering.

Constructeur
De constructeur is degene die de constructie ontwerpt, tekent en berekend voor het project. De constructie is het skelet van het gebouw en wordt gemaakt aan de hand van het ontwerp van de architect. Door de constructie wordt het ontwerp van de architect mogelijk en hiermee maakbaar. De verantwoordelijkheden van de constructeur zijn:

  • Ontwerpen, vervaardigen werktekeningen constructie en voldoen aan ontwerp architect.
  • Verantwoordelijkheid voor de berekeningen van de constructie op stabiliteit en stevigheid.
  • Controle van de technische gegevens m.b.t. in opdracht genoemde specificaties.

Opzichter
De opzichter is verantwoordelijk voor de controle op kwaliteit volgens de bouwvoorschriften en of alle werkzaamheden volgens planning verlopen van de uitvoering van het project op de bouwplaats. Verder is de opzichter verantwoordelijk voor alle administratie als bijhouden tijdschema en verzorgen verslaglegging bouwvergaderingen en dergelijke. De opzichter rapporteert zijn gegevens en bevindingen aan de opdrachtgever. De verantwoordelijkheden van de opzichter zijn:

  • Controle van werktekeningen aan de hand van in opdracht genoemde specificaties.
  • Administreren van al het voor een project benodigde administratie.
  • Verzorgen van weekrapportages over de voortgang van het project.
  • Verzorgen van verslaglegging bouwvergaderingen en dergelijke.
  • Waarborgen van de kwaliteit van de uitvoering op de bouwplaats.
  • Vertegenwoordiging van de opdrachtgever op de bouwplaats.
  • Informeren van de opdrachtgever over de voortgang van het project.
  • Goedkeuring en afkeuring van wijzigingen in tijd en scope tijdens het project.

Aanvulling
Een opzichter is in de meeste gevallen bouwkundig opgeleid, maar is tevens in staat om de kwaliteit van de installaties te waarborgen. Als dit laatste niet het geval is wordt een deskundige gevraagd om mee te kijken en de kwaliteit te waarborgen.

Bouwkundige aannemer
De bouwkundige aannemer is verantwoordelijk voor de bouwkundige bouwactiviteiten voor de realisatie van het project. De bouwkundige aannemer gebruikt hiervoor de voorgeschreven materialen door de architect en voert het ontwerp in een maakbaar geheel uit. Het ontwerp van de architect wordt hiermee uitgevoerd conform de gespecificeerde kwaliteit- en kwantiteitseisen die de opdrachtgever heeft gesteld. De verantwoordelijkheden van de bouwkundige aannemer zijn:

  • Vertalen van het ontwerp van de architect naar een maakbaar geheel.
  • Realiseren van het project aan de hand van voorgeschreven materialen door de architect.
  • Uitvoeren conform gespecificeerde kwaliteit- en kwantiteitseisen van de opdrachtgever.

Coördinator
Het organiseren van het werk op de bouwplaats is de belangrijkste taak van de coördinator. De coördinator bewaakt de voortgang van het project en signaleert wanneer er dingen verkeerd dreigen te lopen. In de meeste gevallen ligt de taak van coördinator bij de bouwkundige aannemer. De coördinator coördineert niet alleen de eigen taken, maar ook die van de overige projectpartners. Dit wordt verwerkt in de verschillende planningen, zodat alle projectpartners tijdens de uitvoering weten wanneer en in welke volgorde werkzaamheden verricht moeten worden. De coördinator is tevens verantwoordelijk voor de veiligheid op de bouwplaats en de naleving ervan. De verantwoordelijkheden van een coördinator zijn:

  • Opstellen en bewaken van de overallplanning.
  • Opstellen van de detailplanningen als ruwbouw, afbouw en 6 wekenplanningen.
  • Verantwoordelijk voor de veiligheid op de bouwplaats en de nalevering ervan.
  • Overzicht houden op wanneer en in welke volgorde werkzaamheden verricht worden.

Aanvulling
Vaak heeft de bouwkundige aannemer de rol van coördinator van het project, maar tegenwoordig zien we steeds vaker dat de nadruk op installaties ligt waardoor de installateur deze (eind)verantwoordelijkheid krijgt toegewezen.

Installateur
De installateur verzorgt de technische installaties van het project. Onder technische installaties wordt verstaan installaties t.b.v. het klimaat (bijvoorbeeld; verwarming, ventilatie e.d.), elektrotechnisch (bijvoorbeeld; verlichting, elektriciteit e.d.) en sanitair (bijvoorbeeld; riolering, tapwater e.d.). Aan de hand van de specificaties van een adviseur(s) of direct van de opdrachtgever verzorgt de installateur door middel van technische berekeningen de installaties in het bouwkundige ontwerp van de architect. De verantwoordelijkheden van de installateur zijn:

  • Vertalen van het ontwerp adviseur naar een maakbaar geheel.
  • Verantwoordelijk voor de technische installaties.

Stuurgroep
De stuurgroep kan een individu of een groep van mensen zijn die het project bewaken tijdens het ontwerp, uitvoering en bij ingebruikname. Verder controleert de stuurgroep de projectvoortgang en zorgt voor een breed draagvlak voor de uiteindelijke gebruiker(s) en adviseert indien nodig de opdrachtgever. De stuurgroep wordt door de opdrachtgever geïnformeerd over de voortgang en de kwaliteit. De verantwoordelijkheden van de stuurgroep zijn:

  • Bewaken van het project tijdens ontwerp, uitvoering en ingebruikname.
  • Verzorgen van draagvlak voor de uiteindelijke gebruiker(s).
  • Controle van de projectvoortgang.
  • Adviseren van de opdrachtgever.

Gebruiker(s)
De gebruikers zijn de personen die het project na oplevering in gebruik nemen. De opdrachtgever betaalt het project, maar het zijn de gebruikers die met het resultaat van het project moeten werken. Het is van groot belang om bij de start van het project deze personen te betrekken bij het project om de wensen en specificaties in een zo vroeg mogelijk stadium kenbaar te maken van deze gebruikers en in het ontwerp van het project mee te nemen. De verantwoordelijkheden van de gebruiker(s) zijn:

  • Specificeren van vragen en wensen die direct invloed hebben op het project.
  • Accepteren van het eindresultaat van het project.

Aandachtspunt
De gebruiker is overigens niet altijd de klant die ook daadwerkelijk het project besteld heeft. De klant kan namelijk ook de opdrachtgever zijn, maar dit verschilt van project tot project.

Tip
Hulp nodig? Neem (vrijblijvend) contact op voor een kennismaking!