Blog
Label:
Projectmanagement: Projectmatig werken
Het uitvoeren van projecten is al zo oud als de weg naar Rome, terwijl de uitvoering van het projectmanagement op verschillende manieren mogelijk is. Er zijn DRIE basis werkvormen: improvisatie, routinematig en projectmatig. Deze blog gaat over projectmatig werken en is de basis voor opvolgende artikelen. Alvorens te starten met de uitleg van de verschillende manieren van werken is het belangrijk om te weten wat een project eigenlijk is. Hieronder de definitie volgens de Nederlandse Competence Baseline (= NCB):
Definitie
Project = Een geheel van activiteiten om in een tijdelijke organisatie, binnen gestelde condities, een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken.
Een project is dus een eenmalige gebeurtenis met een duidelijk omschreven doel, dat op basis van een gegeven opdracht binnen een bepaalde tijd en tegen vooraf bepaalde middelen (tijd, geld en personeel) moet worden gerealiseerd. Hierdoor heeft een project de volgende kenmerken:
Toelichting
o Een project is tijdelijk en heeft een duidelijk begin en een eind;
o Een project is tot op zekere hoogte uniek, eenmalig en complex;
o Een project heeft een beperkte inzet van geld en middelen;
o Bij een project zijn er verscheidene disciplines tegelijkertijd betrokken;
o Bij een project is een duidelijk tijdspad voor de realisatie;
o Bij een project zijn de activiteiten geclusterd en in fasen gegroepeerd.
Binnen elk project werken meerdere mensen samen om een gezamenlijk doel te bereiken ofwel het project gezamenlijk goed af te ronden. Voor het uitvoeren van projecten bestaan er DRIE basiswerkvormen:
1. Improvisatie
Improviserend werken kenmerkt zich door de grote mate van onzekerheid. Vaak ontstaat deze werkvorm door een unieke en nieuwe situatie waardoor men creatief moet zijn. Deze werkvorm is het beste te vergelijken met het opnieuw uitvinden van de beste strategie. Hierdoor is de voorspelbaarheid zeer lastig te bepalen. Deze werkvorm is moeilijk te sturen of te managen en komt hierdoor vaak chaotisch over.
2. Routinematig
Routinematig werken ontstaat automatisch als er een bepaald resultaat of taak herhaaldelijk wordt uitgevoerd. Veel van ons dagelijks werk voeren we routinematig uit als bijvoorbeeld de afwas doen. De taken zijn bekend, duidelijk en het resultaat is zeker. Het kenmerk is dat routinematig werken uit regelmatig terugkerende handelingen bestaat, waardoor er een routine wordt opgebouwd. Deze werkvorm is makkelijk te sturen en te managen en komt voorspelbaar over.
3. Planmatig
Planmatig werken ligt tussen improvisatie en routinematig werken in. Door de taken vroegtijdig te plannen is het resultaat vroegtijdig te voorzien en daardoor zeer effectief. Met een gedegen plan voorkom je het overzicht te verliezen en blijft structuur behouden zonder grote verrassingen. Ofwel de voorspelbaarheid neemt toe en dat geeft vooral rust in het projectteam.
Projectmatig werken (PMW) is afgeleid van planmatig werken, maar bij planmatig werken wordt het project niet opgedeeld in verschillende fasen en er hoeven geen beslisdocumenten aan het einde van iedere fase te worden opgeleverd.
Bij de start van een nieuw project is er grote mate van onzekerheid, maar met projectmatig werken kan er wel een inschatting gemaakt worden voor geld, tijd en kwaliteit. Hiernaast is het ook mogelijk om met het plan de capaciteit aan benodigde mensen voor het projectteam te bepalen. Hierdoor wordt het uiteindelijke resultaat geleidelijk tijdens het proces steeds duidelijker en is deze werkvorm vooral resultaatgericht. Projectmatig werken is goed te gebruiken bij de volgende omstandigheden:
Bijvoorbeeld
o Als het gewenste resultaat niet volledig nieuw is, maar wel nieuwe elementen bevat.
o Als verschillende deskundigen tegelijkertijd nodig zijn voor oplossing van het probleem.
o Als de risico’s hoog zijn en er een reële kans bestaat dat het werk fout kan gaan.
o Als tijd en middelen sterk onder druk staan om antwoord te geven op de complexe vraag.
o Als het een gezamenlijk traject is met tegenstrijdige belangen.
o Als er wordt gevraagd om een betere samenwerking intern of extern.
Natuurlijk is ieder project anders, maar er zijn enkele principes die de BASIS vormen om projectmatig te kunnen werken. De belangrijkste principes zijn:
- A. Eerst denken dan doen
- B. Van grof naar fijn
- C. Het denken van voor naar achter en van achter naar voor
A. Eerst denken dan doen
De automatische piloot uitschakelen in het dagelijks werk is lastig voor veel mensen. Voor de dagelijkse problemen springen we graag gelijk op met een oplossing, maar het is niet fout om afstand te nemen en na te denken of de oplossing wel de juiste is. Het eerst nadenken en het maken van een plan waarin is vastgelegd wie, wat, wanneer, waarom en hoe of op welke werkwijze en daarna pas de uitvoering te doen geeft vaak een beter eindresultaat.
Natuurlijk hoeft niet voor elke actie of activiteit een plan gemaakt te worden en het kort vooraf doorspreken bij de start van de taak is vaak al voldoende.
B. Van grof naar fijn
Bij werken van grof naar fijn starten we met een ruwe schets en werken deze later uit naar een volledig gedetailleerd geheel. Naarmate het werk vordert wordt dit steeds gedetailleerder waardoor het project stap voor stap duidelijkere vormen aanneemt.
C. Het denken van voor naar achter en van achter naar voor
Het denken van voor naar achter en van achter naar voor is gebaseerd op het nemen van de goede beslissingen in de juiste volgorde waardoor eventuele problemen eerder naar voren komen. Het is logisch om vooruit te denken en de focus te leggen op het eindresultaat, maar neem het eindresultaat eens als uitgangspunt en doe een stap terug in hoe je bij het eindresultaat gekomen bent.
Door het toepassen van deze methode komen er meer details voor naar boven. Deze methode wordt vooral toegepast bij het maken van een planning om te zien of alle taken ondervangen zijn en echt niets vergeten is.
Misschien is dat projectmatig werken toch zo gek nog niet?
Tip
Heb je hulp nodig bij procesverbetering? Neem contact op voor een kennismaking!
Bronvermelding
o Hedeman, B., Vis van Heemst, G. & Riepma, R. (2008). Projectmanagement Op basis van NCB versie 3- IPMA-C en IPMA-D. Zaltbommel: Van Haren Publishing