NIEUWSBRIEF:
DIENSTEN:
coaching
consultancy
spreker

Blog

Label: Projectmanagement

Datum: 18-08-2021

Delen:

Hoe maak je doelen echt SMART?

Een doel kan op papier duidelijk lijken, terwijl iedereen er toch iets anders onder verstaat. Binnen projectmanagement kan dat leiden tot verschillende verwachtingen over resultaat, verantwoordelijkheid en planning. De SMART-methode helpt om doelen concreter en beter toetsbaar te formuleren. Deze blog laat zien waar de methode vandaan komt en hoe je deze praktisch toepast binnen projecten.

In deze blog lees je over:

Wat is SMART?
De SMART-methode helpt om doelen duidelijk te formuleren en later te beoordelen. De vijf criteria geven samen richting aan een doel.

Stappenplan:
  • S = Specifiek: Is duidelijk wat je precies wilt bereiken?
  • M = Meetbaar: Kun je vaststellen wanneer het resultaat is bereikt?
  • A = Acceptabel: Is het doel aanvaardbaar voor de direct betrokkenen?
  • R = Realistisch: Is het doel haalbaar binnen de beschikbare omstandigheden en middelen?
  • T = Tijdgebonden: Is duidelijk wanneer het resultaat bereikt moet zijn?

Peter Drucker beschreef Management by Objectives in 1954 in zijn boek The Practice of Management. Daarbij staan duidelijke doelstellingen en het sturen op resultaten centraal.

George T. Doran beschreef in 1981 vijf criteria voor het formuleren van managementdoelen. In zijn oorspronkelijke uitwerking stond de letter A voor Assignable en de letter T voor Time-related. De invulling van de letters kent verschillende varianten. In deze blog gebruiken we de veelgebruikte Nederlandse versie met Acceptabel en Tijdgebonden.

Binnen projecten geven duidelijke doelen richting aan samenwerking, planning en besluitvorming. Een vaag doel laat ruimte voor interpretatie en maakt beoordeling lastig. Door een doel SMART te formuleren, wordt duidelijker wat wordt verwacht en wanneer het resultaat wordt beoordeeld.

Bijvoorbeeld:
  • Vaag doel:
    De projectcommunicatie moet verbeteren.

  • SMART-doel:
    Vanaf 1 november bespreekt het projectteam iedere maandag de openstaande besluiten en legt dezelfde dag de eigenaar en de deadline vast.

Dit voorbeeld maakt de gewenste werkwijze concreter en beter toetsbaar. Of het doel haalbaar en aanvaardbaar is, hangt af van de omstandigheden.

De vijf onderdelen van SMART worden hieronder afzonderlijk toegelicht.

1. Specifiek
Een specifiek doel beschrijft zo concreet mogelijk wat je wilt bereiken. Het doel moet duidelijk en zoveel mogelijk voor één uitleg vatbaar zijn. Woorden als beter, sneller of regelmatig vragen daarom om verdere uitleg. De centrale vraag is wat precies bereikt moet worden.

Bij projectdoelen helpt het om ook duidelijk te maken wie betrokken is en welk resultaat wordt verwacht. Zo ontstaat minder ruimte voor verschillende interpretaties.

2. Meetbaar
Een meetbaar doel maakt zichtbaar waaraan je kunt herkennen dat het resultaat is bereikt. Dat hoeft niet altijd een percentage of geldbedrag te zijn. Ook aantallen, termijnen, kwaliteitseisen, mijlpalen of afgeronde producten kunnen als meetpunt dienen.

Woorden als binnenkort, gauw of spoedig zijn zonder verdere uitleg moeilijk toetsbaar. Maak daarom vooraf duidelijk waaraan je merkt dat het doel is bereikt. Daarmee voorkom je discussie wanneer het resultaat later wordt beoordeeld.

Tip:
Koppel de meetmethode vooraf aan het doel. Zo weet iedereen op basis waarvan het resultaat wordt beoordeeld.

3. Acceptabel
Een doel moet aanvaardbaar zijn voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering of het resultaat. Betrokkenen moeten begrijpen wat wordt verwacht en welke bijdrage zij leveren. Gezamenlijk gemaakte afspraken kunnen daarbij het draagvlak en de samenwerking ondersteunen.

Acceptabel betekent niet dat iedereen binnen een organisatie het doel persoonlijk aantrekkelijk moet vinden. Het gaat vooral om voldoende draagvlak bij de direct betrokkenen. Ook verantwoordelijkheden, bevoegdheden en beschikbare middelen moeten bij het doel passen.

Aandachtspunt:
Leg een doel niet alleen vast, maar bespreek ook wat nodig is om het uit te voeren.

4. Realistisch
Een realistisch doel past binnen de beschikbare tijd, middelen, kennis en omstandigheden. Het mag uitdagend zijn, maar moet uitvoerbaar blijven. Een te gemakkelijk doel biedt weinig uitdaging. Een onhaalbaar doel kan leiden tot frustratie, uitstel of verlies van vertrouwen.

Beoordeel daarom welke taken, middelen en afhankelijkheden nodig zijn om het doel te bereiken. Kijk daarbij ook naar capaciteit en relevante risico’s. Zo wordt duidelijk of het gewenste resultaat onder de gegeven omstandigheden haalbaar is.

5. Tijdgebonden
Een tijdgebonden doel maakt duidelijk wanneer het resultaat bereikt of beoordeeld moet zijn. Dat kan een einddatum, beslispunt of ander projectmoment zijn. Een duidelijke termijn helpt om werkzaamheden te plannen en de voortgang te bewaken.

Tijdsdruk kan helpen om focus te houden, maar een onrealistische deadline werkt juist averechts. Te veel druk kan ten koste gaan van kwaliteit en zorgvuldigheid. Leg daarom niet alleen een einddatum vast, maar bepaal ook wanneer tussentijdse controle of bijsturing nodig is.

Welke varianten op SMART bestaan er?
Naast de basisvorm bestaan verschillende uitbreidingen. Een voorbeeld is SMARTI, waarbij de I staat voor Inspirerend. Daarmee krijgt ook de motivatie achter een doel nadrukkelijk aandacht.

Een andere uitbreiding is SMARTER. In sommige toepassingen staan de extra letters voor aanvullende criteria, zoals Ecologisch en Relevant. Ecologisch kijkt dan naar de aansluiting op ervaring en capaciteiten. Relevant beoordeelt of het doel waarde toevoegt voor het project of de organisatie.

Aanvulling:
De methode is niet alleen bruikbaar binnen projecten. Je kunt deze ook toepassen op persoonlijke doelen of bijvoorbeeld een verslag.

Van doel naar duidelijke afspraak
Een SMART-formulering helpt om doelen concreter en beter bespreekbaar te maken. De echte waarde ontstaat wanneer betrokkenen dezelfde uitleg hanteren en gemaakte afspraken opvolgen. Gebruik de methode daarom niet als invuloefening. Bespreek het doel, toets de haalbaarheid en leg vast hoe het resultaat wordt beoordeeld.

Zo wordt een doel een bruikbare afspraak voor de uitvoering.

Tip:
Hulp nodig bij het stellen van prioriteiten? Plan een kennismaking.

Bronvermelding:
  • Doran, G. T. (1981). There's a S.M.A.R.T. way to write management's goals and objectives. Management Review, 70(11), 35–36.
  • Drucker, P. F. (1954). The practice of management. Harper & Brothers.
terug